生産性を高める「仕事の仕組み化」のポイント
（本日のお話 2783字／読了時間4分）
■おはようございます。紀藤です。
昨日は、２件のアポイント。
また夜は大学時代からの付き合いの
先輩経営者と会食でした。
＊
さて、本日のお話です。
今週実施する「生産性向上研修」なるものがありますが、
その中の参考情報を集める上で
”仕事の「仕組み化」”
について改めて調べたり、
整理をしておりました。
今日はその中での学びについて、
皆様にご共有させていただければと思います。
それでは、早速まいりましょう！
タイトルは
【生産性を高める「仕事の仕組み化」のポイント】
それでは、どうぞ。
■きっと、このメルマガをお読み頂いている
皆様の多くは
「知的労働者」
と呼ばれる方かと思います。
個別のパソコンを持ち、
それぞれが自分の頭で働きます。
そして、それぞれの
「やり方」で仕事を行っているかと思います。
ここでいう「やり方」とは
・時間管理の方法
・メールの返信のルール
・パワーポイントの作り方
・ミーティングの進め方
・資料の整理の仕方
などなどの、
”やることは大まかに決まっているが
細かい進め方・やり方は本人に任せられている”
ものです。
■これらのものは
「ブラックボックス」です。
他者から
パソコンの中身をチェックされたり
時間管理の仕方を細かく指導されることは
あまり、ありません。
それは本人のやりやすさや
他のルールとのバランスもあり、
明確な答えがあるわけではないからです。
ゆえに、本人の中で完結され
周りから見えず、また指摘されることもない、
となりがちです。
■その結果、
・様々なことを
上手に仕組み化・効率化し
生産性高くに働いている人
も生まれれば、
・仕組み化・効率化の方法がわからず
ファイルを探し続けたり、
同じ作業で何度も躓いたり
メールを返すことにひたすら時間を使っている人
も生まれて、
そこに大きな「生産性の差」が
生まれているのが
実態であろうと思われます。
■たまにオンライン会議などで
パソコン画面の共有をされるとき、
”デスクトップが
フォルダやファイルで
ものすごく散らかっている人”
をみたり、
「あれ、あのファイルどこいったかな・・・」
とひたすら探している人をみると
これは普段からこうなのかも、、、
と思えることもあるかと思います。
■、、と自分のことを
棚に上げて語っていますが、
かくいう私も数年前、
外資系コンサル会社で働いている聡明な友人の前で
何気なくパソコンを開く機会がありました。
その時に友人が
「うわっ・・・
その整理の仕方はないっしょ。
10秒以内に必要な資料を見つける
ことができないとアウトだよ」
と言われ、その際に
友人から指導を受けました。
そして、
・フォルダの整理の仕方
（名前のルール、フォルダの分け方のルール）
などを教えてもらい、
たったそれだけですが、
仕事がものすごく
効率化されたのでした。
その後も、
・パワーポイントの作成ルール
なども決めたり、様々なことを
仕組み化することで日常業務は
だいぶ極小化されたように思います。
■では、実際に、
どのようなポイントを抑えれば
”日常業務を効率化し
生産性を高めることができる”
のでしょうか？
そのポイントについて書籍、
『最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術』
（著／泉正人）
https://amzn.asia/d/eu5eptU
にて、いくつか書かれていましたので
内容を引用させていただきつつ
ご紹介できればと思います。
（ここから）
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＜「仕事の仕組みづくり」のためのポイント＞
■考え方の前提：
・目の前の仕事に手一杯になっていては、
自己投資の時間もできず、将来の成長は難しい。
・しかし日常業務に追われて時間がないことが多い。
・そのため、まず「仕組み」を作り
日常業務（作業系の仕事）を徹底的に効率化し、
可処分時間を増やすことが重要である。
・仕組みをつくるポイントは
「意志の力」「記憶力」に頼らないで
自動的にできるルールを作ること。
（※考えたり記憶すると疲れるので、
そこにエネルギーを使わない）
＊＊＊
■「日常作業を徹底的に仕事を効率化」すべし
：一度行った作業を改めて思い出したり、
確認する無駄を省くための方法。
チェックシートとマニュアル作成がポイント。
○(お勧めアクション１）チェックシートをつくる
・日常業務でいつもやる行動を
思い出したり考えなくてよくするために
「チェックシート」としてリスト化する。
（例：社内提出書類のチェックシート
月末作業のチェックシート
掃除のチェックシート
朝出社したときに行うチェックシート
出張準備チェックシート）
○（お勧めアクション２）マニュアルをつくる
・ミーティングや部下との1on1、
半期面談、お客様との商談の流れなど
「うまくいく流れ」について、言語化し、
マニュアル化することで再現性を高める。
（例：ミーティング議事進行表
半期の目標設定面談の流れ
お客様との商談のヒアリングリストなど）
＊＊＊
■「あらゆるタスクを一元管理」すべし
：資料を探すときに、どこにあるのかわからない・・・
となると、探したり確かめる時間がかかります。
時間や手間はコストであり、無駄であるため
それを極小化します。
○（お勧めアクション３）データはクラウド化で一元管理する
・STEP１：デスクトップＰＣ、ノートＰＣ、スマートフォンなど情報をとにかく集約する
（例：全てのデバイスにおいて
メール＝ Gメール
スケジュール＝ Googleカレンダー
フォルダ＝ Dropox（Google Drive) など統一し集約する）
・STEP２：「そこに何でも放り込む」こと。
（そこにある、とわかれば頭で記憶しなくてすむ）
・STEP３：フォルダは細かく分けすぎない
（細かすぎると、どこに何を入れるか迷ってしまう）
・STEP４：「フォルダ名にルール」をつくる。
（フォルダは大雑把でよいが、フォルダ名は細かくルールを作る。
そうすることで、検索性が高まり、一覧もみやすくなる）
（例：230222_研修スライド_生産性向上研修_○○株式会社_ver1.2 など）
・STEP５：「その他」「old」フォルダをつくる
（分類わけがしやすいように、その他フォルダをつくる
また古いものと新しいものがまざらないように「old」フォルダをつくる）
※参考：『最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術』（著／泉正人）
を引用、一部著者にて編集・追加
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（ここまで）
とのこと。
■おそらく、
「こんなの当たり前だよね」
と思われる方、すでにやっている人も
たくさんいると思います。
ただ、こうしたテクニックを知らず
探すことや確認することに
ものすごく時間がかかっている人もまた、
たくさんいると思います。
些細な工夫ではありますが、
こうしたことを知ることで
日常業務が効率化され、
脳のエネルギーを浪費せずに済みます。
その分、より創造的なことや
自己投資にも時間を使うことが
できるようにもなるはず。
私自身も
まだまだ仕組み化できていないことがあるなあ、
と書籍を見ながら思ったので、
このあたりに時間を使っていきたいと
改めて思った次第です。
最後までお読み頂き、ありがとうございました。
本日も皆さまにとって、素晴らしい１日となりますように。
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＜本日の名言＞
長い議論も短い議論も目指す目的は同じだということを、
よく理解すべきである。
エピクロス
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