『Getting Things Done（GTD)』のワークショップに参加して学んだ、仕事を成し遂げるための、２つのポイント
（本日のお話 3542字／読了時間5分）
■こんにちは。紀藤です。
昨日は、終日研修でした（参加する方）。
セミナーのテーマは、
「（仕事を）やり遂げる力」について。
本日はこの
「やり遂げる力」のセミナーについての学びを、
皆様にご共有させていただきたいと思います。
タイトルは、
【『Getting Things Done』のワークショップに参加して学んだ、
仕事を成し遂げるための、２つのポイント】
それでは、どうぞ。
■『ＧＴＤ』というメソドロジー、
聞いたことがある方はいらっしゃいますでしょうか。
ちなみに、ウィキペディアによると、
このように説明されています。
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Getting Things Done（ゲッティング・シングス・ダン）、
略称 GTD（ジー・ティー・ディー）は、個人用のワークフローの管理手法である。
デビッド・アレン（David Allen）が
同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』
（原題: Getting Things Done、2002年）の中で提唱する。
ハッカー文化の一つで、
LifeHack（ライフハック）の中でも代表的なものである。
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とのこと。
ちなみに、
どういう『GTD』にてどのような提案をしているかと言うと、
・従来のタイムマネジメント（時間管理手法）では、
優先順位や仕事の計画を立てることが強調されている
・しかし、実際の仕事の場は年々複雑化している。
せっかく立てた計画や優先順位は次々に割り込んでくる仕事のために破綻しがち
・計画の破綻や、計画を立てることすらできない多忙な状態の中、
頭の中に”すべき仕事”を山ほど抱え込んで、ストレスが増大し、
仕事はますます苦痛になり進まなくなる。
という状況で、
”私達が「個人としてのワークフロー」を、
どのように整理し、行動すればよいのか”
を落とし込んでくれているメソドロジーです。
■確かに、今働く人から聞く”痛み”の一つが
「時間がない」
ことと感じます。
そしてこの「時間がない」の発言の背景には、
・とにもかくにもやることが多すぎる
・何か集中しようと思ってもすぐ細かい作業が飛び込んでくる
・連絡待ちなど他部署との関係で予定通り物事を進めることができない
・メールが大量に飛んできて何が重要か分からなくなる
・情報が整理されておらず、探すのにすらストレスを感じる、
などの「情報過多」があります。
そして、情報とタスクの洪水に飲み込まれ、
「物事をやり遂げることができない」
（いつも中途半端で、やり残したことがある状態で週末に突入）
というような、
非常にストレスフルな状況が続いている人も、
少なくないように思います。
■もちろんこれは、
人によっては、仕事の業種柄、
避けようがない場合もありますが、
”常に頭の中が混乱して、
何から手をつけたらいいか分からない状態”
と言うのは、単純にツライものです。
だから、何とか解消したい。
そして、
それらのことを終わらせるための1つの技術が、
『Getting Things Done（GTD)』
の研修である、とのことでした。
実際、私が研修をやっていても、
「研修で学んだ事は、確かに良いこと。
でも実践する時間がない」
とか、
「物事をきちんとやり遂げることができない」
と、ほぼ100%の企業や個人から耳にするため、
何か良い方法は無いだろうか、と思っていたのが、
私自身、この研修に興味を持った理由です。
■と、前置きが長くなってしまいましたが、
この『ＧＴＤ』のワークショップ、
果たして、どのようなメソドロジーなのか。
大まかな概要としては、
以下の５項目となります。
1.把握する(自分が意識しているものを集める)
2.見極める(それが意味することは何かを考える）
3.整理する(あるべきところに置く）
4.更新する(最新の状態にする）
5.選択する(選択して実行する）
とのこと。
１つ１つ、非常に深い内容なのでしょうが、
個人的に私（紀藤）が、
「ココは、物事をやり遂げるための肝だ」
と感じたところが、2つありましたので、
その内容を紹介したいと思います。
■まず、1つ目、
「物事を溜めずにやり遂げる、終わらせる」ポイントは、
『1、「行動するかしないか」の判断を”その場で”し
次のアクションを”その場”で決める』
こと。
物事が溜まってしまう理由は、
「後でやろう」と何でもかんでも、
”保留”と後に回してしまうことにあります。
しかし、頭の中に浮かんだことを
次々に”保留”にすると、
自分が意識せずとも、
頭の中の居住スペースを陣取ることになります。
人は無意識の影響を受けますから、
保留にするものが増えれば増えるほど、
”気がかりな事が増え続ける”となります。
頭の中が、
まるで一口かじったパンで埋め尽くされるように、
保留にしたものだらけ
気がかりなものだらけ
で埋め尽くされてくると、
「あー、やっていないこと、
やらなければいけないことが膨大にある」
（でもどれからやればいいかもわからない）
という、整理できていない感覚をもたらし、
自分に重たいストレスをもたらすのです。
ゆえに、
『1、「行動するかしないか」の判断を”その場で”し、
次のアクションを”その場”で決める』
のです。
■具体的には、
「行動するorしない」を決める
ことをしたら、
「行動する」なら
1.(2分以内にできるなら）今やる
2.できないなら他人に任せる
3.自分でやる
「行動しない」なら
1.捨てる
2.保存する（データにするなど）
3.保留する（いつかやりたいこと、など）
と明確に行動のルールを設けるのです。
その場で判断を決め、
中途半端な「仕掛り品」できるだけなくしていくこと。
それがストレスを減らします。
■そして2つ目のポイント。
それは、行動する際に、
『２，アクションプランを、ひと目見てわかる、
超簡単なベイビーステップに落とし込む』
こと。
物事をすぐに取り掛かれない理由に、
「今何をすればよいかわかるアクションプランになっていない」
ことにあります。
すなわち、「何かをしよう」と思った時に、
何をするかを考える思考、判断を求められると、
それがアクションするためのハードルになるのです。
＊
例えば、で考えてみたいのですが、
「メンバーにヒアリングする」
という、タスクがあったとき。
これはすぐに行動できる
アクションプランといえるでしょうか?
、、、
答えは「ノー」です。
「メンバーにヒアリングする」、といっても、
そのためには、多くの小さな「アクション」があります。
・そもそもメンバーは具体的に誰か決まっているのか？
・どのように依頼をするのか(メールなのか、直接声かけをするのか)？
・日時はいつ、どこなのか決めているのか？
・ヒアリングする場所と時間はどれぐらい必要なのか？
・どのような項目をヒアリングしたいのか、
具体的にまとまっているのか？
、、、と言うように、実は
「メンバーにヒアリングする」というタスクは、
細かいアクションがかけ合わさった
「プロジェクト」という方が近い。
このことを理解せずに、タスクリストに、
「メンバーにヒアリングする」と、
どーんと置いておくと、
「よし、今日は、メンバーにヒアリングするぞ！」
↓
「メンバーにヒアリングする、メンバーにヒアリングする、、、
あれ、何からしよう？」
↓
「（今日は忙しいし）まぁ、明日からでいいか」
となり、
「手を付ける」こともできず、当然、
「やり終える」ことができず、
そのまま溜まっていくわけです。
ゆえに、
『２，アクションプランを、ひと目見てわかる、
超簡単なベイビーステップに落とし込む』
ことは、重要になります。
■他にも『GTD』の細かい工夫はいろいろあり、
(情報を整理するフォルダを一元化する、とか、
毎週自分の仕事状況を整理する、とか
自分が本当にやりたい事は何なのかを明確にする、とか）
それは語りきれないメソドロジーのようですが、
『物事をやり遂げる・とにかく終わらせる』
ためのドライバーとしては、
上記お伝えしたところが、
特に重要なのではなかろうか、と個人的に感じています。
■そしてこれらの事は、「仕組み」です。
一時期、「片付け」についての
ビジネス本が流行った時がありましたが、
そこのとある本で、
『部屋が片付かないのはその人の性分ではなく、
”入れ物”と”ルール”がないからだ』
という言葉がありました。
本当にの通りで、
「仕事を終わらせる」というのも
「仕組み」を一旦作ってしまえば、
１００％仕事がなくなることはなくとも、
そのストレスを軽減することはできるようになるはず。
ゆえに、『GTD』でもそうですし、
このような知見、学びNOVAに自分を投資し、
自分の生活に取り入れていくことが、
自分の仕事を整理することになり、
また、心を楽にしてくれるのであろう、
そのように、思っている次第です。
皆さまは、ご自身の仕事をストレスを少なく、
「やり遂げる」「終わらせる」ために、
どのような工夫をされていますか？
情報の整理、ルーチンなど、
どのようなルールで自分を動かしていますか？
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＜本日の名言＞
時は万物を運び去る。
心までも。
ウェギリウス
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