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2313号 2020年6月20日

7つの習慣の元トップセールスが語る7つの習慣(9)〜「時間管理のマトリクス」ってなんだ?〜

(本日のお話 3700字/読了時間6分)


■こんにちは。紀藤です。

昨日は終日、今後のイベント、
研修の企画などでした。



さて、早速ですが本日のお話です。

毎週土曜日は
「7つの習慣の元トップセールスが語る7つの習慣」
のコーナーです。


本日のテーマは

「第3の習慣 最優先事項を優先する」

です。

人が自分自身の人生のオールを持つための
最後のパーツ、それが「第3の習慣」。

”第3の習慣を深く理解するだけで、
「時間の使い方」が劇的に変わる”

と断言できるほど、
汎用的でパワフルな内容です。

7つの習慣の中でも
最も人気の習慣の1つ。


それでは早速、
紐解いて参りましょう。

タイトルは、


【7つの習慣の元トップセールスが語る7つの習慣(9)〜「時間管理のマトリクス」ってなんだ?〜】



それでは、どうぞ。





■さて、皆さまにお願いです。
まず、メモとペンをご用意ください。


そして、以下問いについて
少し時間を撮って考えてみてください。

---------------------------------------------------------------
Q 現在はしていないけれど、もし日頃から行っていれば
  あなたの人生(仕事やプライベート)にポジティブな結果を
  もたらすと思うことを1つ挙げるとしたら、それは何でしょうか?
---------------------------------------------------------------



ぜひ、数分時間をとって
書いてみてくださいね。


この答えについての解説は、
本文の後半で振り返りたいと思います。




■さて、皆さまにとって、
「時間」とは何でしょう?


ちょっと大きすぎる質問でしょうか?


もし私が答えるのであれば、

「時間とは人生そのものである」

と答えます。


時間とは等しく、人に与えられており
最も平等な資源が「時間」。

しかしこの「時間」の使い方によって

仕事の成果も、
プライベートの充実感も、
人生の満足度も、

大きく変わってくるものです。


■では、

「人生をより良くする時間の使い方」

とは一体なんなのでしょうか?


そう、それが今回の
「第3の習慣 最優先事項を優先する」の
テーマなのです。



敢えて、
わかりやすく言ってしまえば、

”成功者の「時間管理の考え方」とは何か”

その答えを伝えている
といっても過言ではないでしょう。


そして、それを


【時間管理のマトリクス】


と名付け、多くの人の
時間に対する考え方を
劇的に変えてきました。


■ただ巷には、
「時間管理」についても
いろいろな考え方があります。

・手帳術
・タスク管理術
・電子マネーで時間を節約

、、、などなど。


しかし、あらゆるものには
「抑えるべき優先順位」があるものです。


例えば、パソコンなどのシステムを
より効率的に働かせようと思った時、
バージョンアップすると、
成果に与えるインパクトが大きい優先順位とは

1、OS(Windows)

2,アプリ(Dropboxなど)

3,ティップス
(ちょっとした小技、整理術)

となります。


■そして、

「第3の習慣 最優先事項を優先する」で紹介される
【時間管理のマトリクス】は
まさしくパソコンでいう「OS」にあたります。


時間管理を身につけたい方は、
この「時間管理のOS」の
考え方を知らなければ話にならない!

というくらい、時間管理の

”基礎の礎”
”一丁目一番地”

と断言できる代物です。



■、、、と引っ張りまくっておりますが、
では、この

【時間管理のマトリクス】とは

一体どのようなものでしょうか?


手書きで恐縮ですが、
こんな絵を書いてみたので、
ご参照ください。

↓↓
<時間管理のマトリクス(紀藤手書き)>
https://gyazo.com/631fa783111db3d14d87754bb7d3079c



■解説をしますと


【時間管理のマトリクス】とは、
”「緊急」と「重要」の2軸で
 出来事を分ける時間管理の考え方”


のことです。


そうしてわけた4つの領域を、
「第1〜第4領域」と分けます。

かつ、私達の1日の出来事は、
必ず、第一〜第四のいずれかに分類されるのです。


そして、その4つの領域には、
それぞれ特徴があるのです。


以下、特徴と例をまとめてみました。
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
【時間管理のマトリクスとは何か】


<第1領域 = 緊急かつ重要なこと>(左上)

◯別名:「必須」の領域

◯特徴:打ち返さないといけない。ずっといると疲れてくる。

◯代表的な項目:
 ・締め切りのある仕事
 ・クレーム処理
 ・切羽詰まった問題(家庭問題、機器の故障等)
 ・危機・災害
 ・病気・事故など

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

<第2領域 = 緊急ではないが、重要なこと>(右上)

◯別名:「価値」の領域

◯特徴:やればやるほど積み上がっていく。充実感、自己効力感。

◯代表的な項目:
 ・人間関係作り
 ・健康維持
 ・予防(仕組みづくり)
 ・準備や計画
 ・勉強や自己啓発

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

<第3領域 = 緊急だが、重要でないこと>(左下)

◯別名:「錯覚」の領域

◯特徴: 打ち返したあと、虚しさが残る。
    ”何かやった感”は残るが、成果はでない。

◯代表的な項目:
 ・無駄な会議
 ・重要でない電話/メール/SNS
 ・無意味なつきあい(飲み会四次会等)
 ・面倒な雑用・頼まれごと
 ・様々な妨害・中断(営業電話や突然の来訪)

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

<第4領域 = 緊急でもなく重要でもないこと>(右下

◯別名:「無駄」の領域

◯特徴:その時は楽でも、後悔が残る。
    ずっといるとダメ人間に思えてくる

◯代表的な項目:
 ・単なる暇つぶし
 ・快楽だけを追求する遊び
 ・見せかけの仕事
 ・多くのテレビ
 ・待ち時間

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜


※以上の内容を、手書きでもまとめてみました
↓↓
<時間管理のマトリクス 特徴まとめ(紀藤手書き)>
https://gyazo.com/a8b288fbd9d56f3f146ad324d0643bf9




■さて、ここで冒頭の質問に
立ち戻ってみましょう。


---------------------------------------------------------------
Q 現在はしていないけれど、もし日頃から行っていれば
  あなたの人生(仕事やプライベート)にポジティブな結果を
  もたらすと思うことを1つ挙げるとしたら、それは何でしょうか?
---------------------------------------------------------------




さて、皆さまは、
この問いについて
どのような答えを書きましたか?

例えば、

・日記を書く
・家族との対話をする
・読書をする
・早起きして勉強
・ランニングをする

など出てきたかもしれません。


人により様々だと思いますが、

皆さまが書かれた項目は
間違いなく、

『第2領域(緊急ではないが、重要なこと)の内容』

であったはずです。



■そうです。

もうおわかりだと思いますが、

『成功者の時間の使い方の秘訣』

とは、


【「第2領域」(緊急ではないが重要なこと)に、
 時間を投資して、投資して、投資しまくる】


ということです。



もちろん、誰でも
「第1領域(緊急かつ重要なこと)」は
発生します。しかし、軸足は第2領域。

必須なことを終わらせたら
「第2領域」に時間を使っていく。

この意識を常に持ち続けるのです。



・トラブルが起きたら、
 二度とトラブルが起きないような仕組みを作る。
(=第1領域→第2領域へ)

・何度も行う作業は、
 最短でできるような仕組みを意図的に作る
(=第1領域→第2領域へ)

・体調を崩さないよう、
 毎日運動、定期的な検診を行う
(=第1領域→第2領域へ)


、、、そうやって
第1領域、第3領域の緊急が
起こらないように”仕組み化”し、
「第2領域に生きる」ようにする。


ドラッカーは、

”効果的な人々は
問題ではなく機会に着目する”
といいました。

7つの習慣の著者、コヴィー博士は、

”機会に餌を与え、問題を飢えさせるのだ”

と言いました。

これが、「第2領域に生きる」ということです。


■しつこいですが、
とても大事ですので
繰り返しますと、


成功者の考え方とは、


『「第二領域」(緊急ではないが重要なこと)に、
  時間を投資して、投資して、投資しまくる』


ことです。

つまり、



「第二領域、超大事!!」


です。



■とはいえ、残念ながら
理屈ででわかっていても、
「第2領域」ができない場合があります。

その大いなる理由の一つ。


それが、


『第1の習慣 主体的である
 第2の習慣 終わりを思い描くことから始める
 
 ができていなければ

 第3の習慣 最優先事項を優先する 

 は、実践できない』


のです。



■当たり前ですが、

「どんな自分になりたいのか?」
「自分はどこに向かっているのか?」
「自分の大切な人に、人生の最後の時、
 何と言われたいのか?」

という人生の目的意識がなければ
(つまり、第2の習慣 終わりを思い描くことから始める、がなければ)

自分が何に向かって
積み上げていくのかも定まらない。

ゆえに、

・もっと勉強しよう
・良い人間関係を作ろう
・自己啓発をしよう
・読書をして知識を広げよう
・新しい取り組みをしよう
・発信をしよう

などとは思わないでしょう。


結果、

・ただただ、易きにながれ、
 周りからピンポン玉のように飛んできたタスクを
 打ち返し続けて、何かやった気になって終わる、
(でも心からの充実感はない)

とか、あるいは、

・なんとなく良さそうなことに
 飛びついては途中で投げ出して、
 という軸のない生き方をする

とか、または、

・仕事仕事…、と打ち返し続けたものの
 家庭内で居場所がなくなっていた、
 あるいは定年後仕事以外の関係が何もないことに気づく

と、望ましくない結果になることも
あるでしょう。



■つまり、自分の「成功の定義」
「自分の方向性」を決めなければ

『真に充実した時間の使い方』
(第3の習慣 最優先事項を優先する)

は出来はしないのです。



だから、

第1の習慣 主体的である
第2の習慣 終わりを思い描くことから始める 

が大事なのです。


■そんなことを踏まえて、皆さまは、

皆さまにとっての
「第2領域」は一体なんでしょうか?

皆さまは、何に向けて、
「第2領域」を積み上げようとしていますか?

そして、
「第2領域」にどれくらい
時間を使えていますか?


考えてみると、
きっとまだまだより良い時間の使い方が
できることに気がつくかと思います。

ぜひ、考えてみてくださいね。


次回は、もう少し
「時間管理のマトリクス」を掘り下げて

”よくあるビジネスパーソンの時間の使い方”

についてお伝えさせていただければと思います。

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
<今日のまとめ>

・「第3の習慣 最優先事項を優先する」の鍵は、
 『時間管理のマトリクス』である。

・時間管理のマトリクスは、私達の出来事を
 「緊急」と「重要」の2軸にわけて考える
 ”時間管理のOS”のようなもの。

・時間管理のマトリクスでは、私達のあらゆる出来事は
 以下の四象限にわけられる。

・第一領域 … 緊急かつ重要なこと
 第二領域 … 緊急ではないが、重要なこと
 第三領域 … 緊急だが、重要でないこと
 第四領域 … 緊急でもなく重要でもないこと

・そして、
 「現在はやっていないが、もしやっていたら
 ポジティブな結果をもたらすことは何か?」
 を考えるとその答えは必ず、「第2領域」に位置する。

・すなわち、人生が逓増し、
 価値が積み上がる”成功者の時間の考え方”とは
 『第2領域(緊急ではないが重要なこと)』に時間を投資することなる。

・しかし、この「第2領域」に時間を使うためには、
 第1の習慣 主体的である
 第2の習慣 終わりを思い描くことから始める
 ができていることが必要である。

・自分が選択をする、という意志と
 自分がどうなりたいのか、という想像力がなければ
 易きに流れ、打ち返すことに終始してしまうだろう。

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<本日の名言>

最も大切なことは
最も大切なことを
最も大切にすることである。

スティーブン・R・コヴィー

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